YAZIŞMA KURALLARI
            1- Başlık    : Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir.
            Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.
           İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.
           Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir.

               ŞİKÂYET YA DA İHBAR EDENİN AÇIK KİMLİĞİ İLE ADRESİNİN YAZILMASI,
                Örneğin;
                1) Müşteki : (M............... A.............................), (R....................) ve (B..........................) oğlu , Ankara-01.01.1984 doğumlu olup, Hisarcık Cad. Huzurlu Sok. No:5 ANKARA adresinde oturur.
                2) Müşteki : (O............... T..............................), (M....................) ve (A.........................) kızı, Ankara-01.01.1984 doğumlu olup, Kayseri Kapalı Ceza İnfaz Kurumunda hükümlü,

                ŞİKAYET EDİLEN BAŞKA YERE ATANMIŞ İSE
Şikâyet ya da ihbar olunanın görev yeri, görevi, sicil numarası ve adı soyadı ile soyut inceleme tarihi itibarıyla başka bir yere atanmış ise sonraki görev yerinin yazılması,
                Örneğin,
                HAKKINDA İNCELEME YAPILANLAR
                1) Afyon Hâkimi (11210) B.............................. G..........................,
                2) Tekirdağ Cumhuriyet Savcısı  (9211) C.............................. S........................
                3) Kars Hâkimi (10902) T.............................. K.........................., hâlen Trabzon Adliyesinde görev yapan            

              İNCELEME MADDELERİ
              Şikâyet olunan her bir hâkim ve Cumhuriyet savcısı hakkındaki iddialar, şikâyet dilekçeleri ve müşteki ifadeleri dikkate alınmak suretiyle, ayrı ayrı maddeler hâlinde sıralanmalı, hâkim veya Cumhuriyet savcısı veya O’nlarla birlikte eylemi gerçekleştirdiği iddia edilen diğer kişilerin (avukat, zabıt kâtibi, icra müdürü, jandarma komutanı, emniyet amiri, polis memuru vs.) filleri arasında 2802 sayılı Hâkimler ve Savcılar Kanunu'nun 86. maddesi anlamında birliktelik varsa ve iddia ortak nitelikte ise, ortak bir iddia kurulmalı, ortak iddia dışında başka iddialar da varsa bunlar ayrıca maddeler hâlinde belirtilmeli,  iddialar müştekinin dilekçesini ve ifadesini yansıtır şekilde kısa, anlaşılır ve özet hâlinde olmalıdır.

            SORUŞTURMA MADDELERİ
             Adalet Bakanlığı Ceza İşleri Genel Müdürlüğü tarafından hangi hâkim ve Cumhuriyet savcıları hakkında hangi iddialardan dolayı soruşturma verilmiş ise, o maddelerdeki iddialar hiç değiştirilmeden aynen soruşturma maddeleri olarak yazılacak, soruşturma maddelerine yeni bir iddia ve madde eklenmeyecektir.

              İNCELEME İLE İLGİLİ YAPILAN İŞLEMLER
             Görevlendirme üzerine inceleme fezlekesi hazırlanıncaya kadar hangi işlemlerin nasıl ve niçin yapıldığı, dosyadaki bilgi ve belgelere nasıl ulaşıldığı, düşünülen ancak yapılması gerekli görülmeyen işlemlerin neler olduğu ve niçin gerek görülmediği hususları kısaca açıklanmalıdır.

             SORUSTURMA İLE İLGİLİ YAPILAN İŞLEMLER
           Şikâyet olunan hâkim ve Cumhuriyet savcısı hakkında soruşturma izni verilmesi nedeniyle görevlendirme üzerine, soruşturma fezlekesi hazırlanıncaya kadar hangi işlemlerin nasıl ve niçin yapıldığı, savunmada öne sürülen hususlarda ne gibi işlemlerin yapıldığı, düşünülen ancak yapılması gerekli görülmeyen işlemlerin neler olduğu ve niçin gerek görülmediği hususları kısaca açıklanmalıdır.

 MÜŞTEKİNİN İDDİASI:
             Bu bölümde müştekinin yazılı veya sözlü iddiası teferruatlı olarak yazılıp, çelişki veya müphem hususlar var ise açıklattırılacaktır. Ancak şikâyet edilen hâkim veya Cumhuriyet savcısı hakkında cezaî ya da  disiplin yönünden suç teşkil etmeyen  iddiaların teferruatlı olarak yazılmasına veya açıklattırılmasına gerek yoktur. Müştekinin beyanının alınması esnasında delillerinin neler olduğunun sorulması, varsa ibraz edilen belge ve bilgilerin değerlendirilmek üzere alınması gerekmektedir.

SAVUNMA:
            Şikâyet edilen hâkim veya Cumhuriyet savcısının savunmasının alınması soruşturma aşamasının temel ayırt edici özelliğidir. 2802 sayılı Hâkimler ve Savcılar Kanunu’nun 84. maddesine göre soruşturmayı yapan görevli tarafından 3 günden az olmamak üzere verilen süre içerisinde veya bu süreden az olmamak üzere belirtilen tarihte ilgilinin savunma verme hakkı vardır. Ancak  hakkında soruşturma yürütülenin savunma yapma zorunluluğu yoktur. Soruşturma aşamasına geçilmesi hâlinde, soruşturmayı yürüten görevli farklı kanaatte olsa bile şikâyet edilene savunma hakkının hatırlatılması gerekmektedir.   

            FEZLEKELERİN “DELİLLER” KISMI İLE İLGİLİ AÇIKLAMALAR
            1- Tanık beyanları fezlekeye aynen yazılmayarak isim isim ek olarak belirtilmeli, beyanların içeriği ve hangi beyana hangi sebeple itibar edildiği delillerin tartışılması kısmında değerlendirilmeli,
            2- Dosya inceleme tutanakları her dosya için ayrı düzenlenmeli, şikâyet ve ihbar konuları açısından önem taşıyan belgelerin onaylı suretleri ilgili inceleme tutanağına eklenmeli ve her bir tutanak ek olarak belirtilmeli,
            3- İmza konusunda alınan kriminal rapor veya müştekinin aklî dengesi hususunda alınan sağlık raporu ek olarak gösterilmeli,
           4- Soruşturmanın içeriğine göre adli kadro, müstemir yetki ve savcılık-mahkeme iş durumu cetvelleri evraka eklenerek ek olarak gösterilmeli,   

             İNCELEME FEZLEKESİNDE DELİLLERİN TARTIŞILMASI
             Deliller toplandıktan sonra belgeye dayalı olanlarda çelişki yoksa ve diğer delillerle desteklenmiş ise sorun yoktur. Ancak özellikle tanık beyanları arasında çelişki varsa hangilerine hangi nedenlerle itibar edildiğini, diğer beyanlara niçin itibar edilmediğini belirtmek gerekir. Mesela müştekinin akrabası, suç arkadaşı vs. olmaları nedeniyle diğer tanıklara itibar edilebilir, toplanan deliller sonucunda aşağıda belirtilen hâllerde işlem yapılmasına gerek görülmeyebilir.
            1- İddialar doğrulanmamış ise,
            2- İddialar doğrulanmış olmakla birlikte hâkim yada Cumhuriyet savcısı hakkında soruşturma yapılmasını gerektirecek mahiyet ve ağırlıkta değilse (muahezeyi gerektirmez veya muaheze edilmesini gerektirecek mahiyet ve ağırlıkta değilse)
            3- İleri sürülen iddia hâkimin yargı yetkisi ve takdir hakkı kapsamına giriyor ve adı geçen hakimin bu hak ve yetkisini herhangi bir şekilde taraflı davranarak kötüye kullandığına dair delil elde edilememiş ve kanunî yollara müracaat ( itiraz, temyiz, kanun yararına bozma vb.) sırasında ileri sürülmesi gereken husus şikâyete konu edilmiş ise,
            4- Daha önce aynı hususlar şikâyet konusu edilmiş ve yeni iddia ve delil ileri sürülmemiş ise,
            5- Müşteki akıl hastalığı sebebiyle vesayet altına alınmış veya henüz vesayet altına alınmamış olmakla birlikte bu hastalığa duçar olduğu sağlık kurulu raporu ile belirlenmiş olup, asılsız isnatlarla kamu görevlilerini şikâyeti alışkanlık hâline getirmiş ve isnatları asılsız ise,
            6- Yapılan işlemlerde usul ve kanun hükümlerine aykırı bir husus bulunmuyor ise,

            2802 sayılı Hâkimler ve Savcılar Kanunu’nun 62 vd. maddelerinde belirtilen ve disiplin cezasını gerektiren bir fiil dosyada mevcut bilgi, belge ve tanık beyanları ile sübut bulmuş yada göreviyle ilgili bir hususta suç işlediği kanaati (görevi ihmal, kötüye kullanma vs...) hasıl olmuş ise soruşturma izni verilmesi gerektiği kanaatiyle fezleke yazılır.

             SORUŞTURMA FEZLEKESİNDE DELİLLERİN TARTIŞILMASI
            Soruşturma maddesinde yer alan bu sübut bulan eylemin niteliği itibarıyla suç oluşturduğu kanaati hasıl olmuş ise cezai ve disiplin yönünden kovuşturma yapılması gerektiği kanaatiyle bildirilir. Eylemin suç oluşturmadığı ve cezai kovuşturmayı gerektirmediği kanaati hasıl olmakla birlikte disiplin yönünden cezalandırılması gerektiği kanaati hasıl olmuş ise, sadece disiplin yönünden merciince değerlendirilmesinin uygun olacağı belirtilir.

            Her ne kadar Hâkim ya da Cumhuriyet savcısı hakkında soruşturma izni verilmiş ise de; adı geçen hâkim yada Cumhuriyet savcısının savunmasında ileri sürdüğü hususlar, ibraz ettiği belgeler ve dinlenmesini istediği tanık beyanları dikkate alındığında haklı olduğu kanaati hasıl olmuş ise, soruşturma evrakının işlemden kaldırılması talep edilir.

             UYGULANMASI DÜŞÜNÜLEN İŞLEM
             İnceleme veya soruşturma sonucu ulaşılan kanaata göre düşünce açıklama biçiminde olmalıdır. Yani, duruma göre hakkında inceleme veya soruşturma olan hâkim veya Cumhuriyet savcısı hakkında, inceleme veya soruşturma evrakının işlemden kaldırılması ya da soruşturma veya kovuşturmaya geçilmesi,
             Kovuşturmaya geçildiğinde uygulanması istenen disiplin cezası türü, disiplinle birlikte cezaî işlem düşünülüyorsa bu husus belirtilmelidir.